10 τρόποι για να οργανώσεις το χρόνο σου

O David Levitin, καθηγητής ψυχολογίας στο Πανεπιστήμιο McGill, στο βιβλίο του «The organized mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload», προτείνει 10 τρόπους για την οργάνωση του χρόνου μας και των πληροφοριών που δεχόμαστε καθημερινά.

Σκέφτεσαι:

Πώς να οργανώσω το χρόνο μου καλύτερα;

Καθημερινά, κατακλυζόμαστε από πλήθος πληροφοριών και προσπαθούμε να τις διαχειριστούμε. Συγκεκριμένα, αναφέρει ότι το 1976 στην Αμερική υπήρχαν 9.000 προϊόντα στα σούπερ μάρκετ και τώρα πια υπάρχουν πάνω από 40.000. Ωστόσο, οι άνθρωποι πάντα καταλήγουν να αγοράζουν μόνο 150 από αυτά τα προϊόντα και αγνοούν όλα τα υπόλοιπα. Τι σημαίνει αυτό πρακτικά; Ο άνθρωπος μπορεί να λαμβάνει πολλές πληροφορίες αλλά τελικά δεν μπορεί να τις αφομοιώσει όλες και “επιλέγει” ποιές από αυτές θα χρησιμοποιήσει. Μάλιστα, αναφέρει ότι τα τελευταία δέκα χρόνια οι άνθρωποι έχουν πρόσβαση σε τόσες πληροφορίες όσες δεν είχαν στην υπόλοιπη ανθρώπινη ιστορία! Οι τρόποι που προτείνει να οργανώσουμε τις πληροφορίες:

#1 Καθάρισε το μυαλό σου

Κατά τη διάρκεια της ημέρας φτιάξε μια μεγάλη λίστα με όλα όσα σε προβληματίζουν. Σημείωσε οτιδήποτε διακόπτει τη ροή της σκέψης σου ενώ εργάζεσαι. Η διαδικασία της καταγραφής των σκέψεων σου σε βοηθάει να εστιάσεις το ενδιαφέρον σου σε αυτό που θέλεις να ασχοληθείς εκείνη τη στιγμή. Ταυτόχρονα επιτρέπει στο μυαλό να χαλαρώσει. Στη συνέχεια, ταξινόμησε αυτές τις πληροφορίες που έχεις καταγράψει σε αυτά που πρέπει να γίνουν άμεσα και σε εκείνα που δεν είναι απαραίτητο να επιλύσεις τώρα. Αν κάποιες από αυτές τις σκέψεις είναι πολύπλοκες και χρειάζονται περαιτέρω διευκρίνηση, σημείωσέ τες. Για παράδειγμα μια σκέψη όπως: “να εξετάσω το ενδεχόμενο αγοράς νέου αυτοκινήτου αυτή τη χρονιά”, ίσως χρειάζεται να τη χωρίσεις σε μικρότερα μέρη, όπως το “να κάνω μια έρευνα αγορά για να αγοράσω νέο αυτοκίνητο” ή “να συζητήσω με κάποιο φίλο μου για αυτό”.

#2 Ακολούθησε τον κανόνα των 2 λεπτών

Αφιέρωσε 45′ από μια ώρα της ημέρας σου, για να λύσεις πολλά μικρά θέματα που η λύση του καθενός δεν θα σου πάρει παραπάνω από 2′. Συγκέντρωσε όλα τα μικρά ζητήματα που μπορεί να σε απασχολούν όπως: “τι να μαγειρέψω σήμερα”, “τι ώρα είναι ανοιχτά τα καταστήματα”. Με αυτό τον τρόπο θα καταφέρεις να επιλύσεις συγκεντρωτικά πολλά μικρά ζητήματα που διαφορετικά θα απαιτούσαν περισσότερο χρόνο από σένα.

#3 Συνδύασε μαζί την επίλυση κοινών εκκρεμοτήτων

Για παράδειγμα, αν έχεις πολλούς λογαριασμούς για να πληρώσεις, πλήρωσε τους όλους μαζί. Όταν καθαρίζεις το σπίτι σου επικεντρώσου σε αυτό. Τελειώνοντας μια εκκρεμότητα ή μια ομάδα εκκρεμοτήτων που μοιάζουν μεταξύ τους, σε βοηθάει να παραμείνεις συγκεντρωμένος σε αυτό που κάνεις αφιερώνοντας λιγότερο κόπο και χρόνο.

#4 Το multitasking “μπερδεύει” τον εγκέφαλο

Πολλές φορές καλείσαι να ανταποκριθείς σε διαφορετικές δραστηριότητες ταυτόχρονα. Όταν πρέπει να κάνεις πολλά πράγματα σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, αρχίζεις να σκέφτεσαι από πού είναι καλύτερα να ξεκινήσεις και καταλήγεις να τα κάνεις όλα μαζί. Για παράδειγμα, μιλάς στο τηλέφωνο, στέλνεις email, ενώ ταυτόχρονα σου μιλάει και κάποιος συνάδελφος.

Σε μελέτη που έγινε για την αποδοτικότητα των ανθρώπων σε σχέση με το multitasking, φάνηκε πως δεν είναι αποδοτικό. Για παράδειγμα, οι μαθητές που διαβάζουν, ενώ ταυτόχρονα παρακολουθούν τηλεόραση, λαμβάνουν διαφορετικές πληροφορίες από τις δύο αυτές πηγές. Οι πληροφορίες που λαμβάνονται αποθηκεύονται σε διαφορετικά σημεία του εγκεφάλου τους. Εκείνες που λαμβάνονται από το διάβασμα καταλήγουν στην πλευρά αποθήκευσης των γεγονότων. Ενώ κανονικά θα έπρεπε να αποθηκευτούν στο σημείο του εγκεφάλου που ευθύνεται για την εκμάθηση νέων διαδικασιών. Το αντίστροφο συμβαίνει για τις πληροφορίες που λαμβάνονται από την τηλεόραση. Έτσι ο εγκέφαλος “μπερδεύεται” και δυσκολεύεται να ανταποκριθεί και στα δύο.

Συνεπώς, πολλές φορές μπορεί να θεωρούμε ότι το multitasking μας βοηθάει. Ουσιαστικά όμως μας δυσκολεύει, γιατί οι διαφορετικές εργασίες επηρεάζουν διαφορετικά τον εγκέφαλό μας.

#5 Μείωσε τα ερεθίσματα που σου αποσπούν την προσοχή

Συχνά ενώ έχεις ξεκινήσει μια εργασία, δυσκολεύεσαι να την ολοκληρώσεις εξαιτίας των email και των ειδοποιήσεων που διαρκώς έρχονται και σου αποσπούν την προσοχή. Καθώς διαβάζεις όλες αυτές τις πληροφορίες από τις ειδοποιήσεις ή τα emails, αποσπάς την προσοχή σου από αυτό που έχεις επιλέξει να κάνεις. Έτσι μειώνεις την αποδοτικότητα σου στις εργασίες που κάνεις. Αυτό που προτείνει ο dr Levin για να αυξήσεις την παραγωγικότητά σου, είναι να αφιερώσεις 2-3 φορές την ημέρα που θα ελέγχεις τα email σου. Σκέψου μόνο ότι αν τσεκάρεις τα email σου κάθε 5’ καταλήγεις να τα τσεκάρεις περίπου 200 φορές κατά τη διάρκεια μιας εργασιακής ημέρας. Αν αφιερώνεις συγκεκριμένο χρόνο για αυτό, θα σε βοηθήσει να κερδίσεις χρόνο μέσα στην ημέρα. Επίσης, προτείνει την απενεργοποίηση των ειδοποιήσεων. Οι ειδοποιήσεις μας αποσπούν διαρκώς από ότι προσπαθούμε να κάνουμε. Δοκίμασε να κλείσεις κάποιες απο αυτές και δες τη διαφορά.

#6 Κάνε τα πιο δύσκολα στην αρχή της ημέρας

Μέσα στην ημέρα, καλείσαι να λάβεις δύσκολες ή εύκολες αποφάσεις. Οι αποφάσεις μπορεί να ποικίλουν από ερωτήσεις όπως: “είναι η κατάλληλη στιγμή να ξεκινήσω μια επένδυση;” μέχρι “με τι χρώμα στυλό να γράψω τις σημειώσεις μου;”. Προτείνεται ότι είναι καλύτερα να σκεφτείς τις απαντήσεις για τις πιο σημαντικές αποφάσεις που έχεις να λάβεις, στην αρχή της κάθε ημέρας. Θα σου είναι πιο εύκολο καθώς τα επίπεδα της γλυκόζης στο αίμα σου είναι υψηλότερα το πρωί. Η γλυκόζη σε βοηθάει να έχεις πιο “καθαρή” σκέψη.

#7 Δώσε όσο χρόνο πραγματικά χρειάζεται η κάθε εργασία

Αν έχεις 50 πράγματα να κάνεις, σίγουρα δεν χρειάζονται όλα την ίδια προσοχή και τον ίδιο χρόνο. Προσπάθησε να ασχοληθείς με την κάθε δουλειά που έχεις ξεκινήσει όσο χρόνο πραγματικά χρειάζεται. Για παράδειγμα, αντί να οργανώσεις όλα τα αρχεία που έχεις συγκεντρώσει τα τελευταία 5 χρόνια, προσπάθησε να οργανώσεις αυτά που έχουν άμεση προτεραιότητα. Αυτό θα σε βοηθήσει να μην “σπαταλήσεις” χρόνο σε εργασίες που δεν επείγουν.

#8 Κάνε διαλείμματα

Οι άνθρωποι που κάνουν μικρά διαλείμματα των 15’ ανά μία ώρα είναι πιο πιθανό να αντέξουν περισσότερο σε συνθήκες πίεσης χρόνου. Τα μικρά διαλείμματα δίνουν τη δυνατότητα στον εγκέφαλο να κάνει επανεκκίνηση. Μπορείς να επιλέξεις να χαλαρώσεις για λίγο, να περπατήσεις το τετράγωνο ή να ακούσεις λίγη μουσική ενώ δεν κοιτάς την οθόνη. Μπορεί να αρκεί να σηκωθείς απλά από την καρέκλα σου ώστε να σε βοηθήσει στην ενίσχυση της παραγωγικότητάς σου.

#9 Άφησε τον μυαλό σου να ονειρεύεται

Το μυαλό λειτουργεί με δύο είδη σκέψεων: εκείνες που διαχειριζόμαστε εμείς ώστε να πάρουμε μια απόφαση και εκείνες που τρέχουν μόνες τους. Σταματώντας να κοιτάμε μια οθόνη, δίνουμε χώρο μέσα στην ημέρα στις σκέψεις που τρέχουν ελεύθερες, να μπλεχτούν με εκείνες που έχουμε αποφασίσει να διαχειριστούμε. Αυτό θα μας βοηθήσει να βρούμε πιο γρήγορα τη λύση σε ότι μπορεί να μας απασχολεί.

#10 Δείξε εμπιστοσύνη στους συνεργάτες σου

Οι Managers τείνουν να πιστεύουν ότι οι εργαζόμενοι δουλεύουν απλά για να πληρώνονται. Πολλές φορές όμως η ιστορία έχει δείξει ότι οι περισσότεροι άνθρωποι δουλεύουν γιατί τους αρέσει η δουλειά που κάνουν και αν τους δώσει κάποιος κίνητρο για να γίνουν καλύτεροι, βελτιώνονται πολύ. Αν ένας εργαζόμενος έχει το πράσινο φως για να πάρει κάποια πρωτοβουλία και καταλάβει ότι τον εμπιστεύονται, θα είναι πιο αποδοτικός και θα βοηθήσει το Manager του να λαμβάνει πιο σωστές αποφάσεις. Συνεπώς, εμπιστεύσου τους συνεργάτες σου, τις δυνάμεις σου και δημιούργησε! Θα καταφέρεις μέσα σε λιγότερο χρόνο, να οργανώσεις καλύτερα τις εργασίες σου.

Διάβασε ακόμη: Διαρκής ενημέρωση, είναι απαραίτητη;

Πηγή: Laura Shin, Forbes

Ακολούθησε μας: