Στέλνεις ένα email με αρκετές πληροφορίες, πολλές ερωτήσεις από τις οποίες περιμένεις απαντήσεις από τον συνομιλητή σου. Η απάντηση που λαμβάνεις είναι: "ΟΚ" χωρίς να έχει απαντήσει σε καμία ερώτηση. Αυτόματα θα αρχίσεις να αμφιβάλλεις για το αν τα διάβασε (ενώ μπορεί να τα έχει διαβάσει όλα), αν δεν γνώριζε τις απαντήσεις, κλπ. Πώς θα ήταν όμως ο καλύτερος τρόπος να απαντήσει;
Τα μηνύματα, emails και γενικότερα ο γραπτός λόγος είναι ένας πολύ σύντομος και εύκολος τρόπος επικοινωνίας αλλά μπορούν εύκολα να καταλήξουν σε λάθος κατανόηση του νοήματος. Χωρίς την προσωπική επαφή, τη γλώσσα του σώματος, των εκφράσεων του προσώπου, το άκουσμα των λέξεων που χρησιμοποιεί κανείς ή/και του τόνου, είναι εύκολο να χαθεί το νόημα και να καταλάβουμε διαφορετικό νόημα από αυτό που κάποιος πραγματικά εννοεί. Ενώ ταυτόχρονα τα σημεία στίξης μπορούν να δώσουν ένα εντελώς διαφορετικό νόημα σε ό,τι θέλουμε να πούμε.
Πώς θα μπορούσε πρακτικά η επικοινωνία μας να είναι πιο κατανοητή; Πώς μπορούμε να αλλάξουμε καθημερινές λέξεις και εκφράσεις στην γραπτή επικοινωνία μας ώστε να μεταφέρουμε το σωστό μήνυμα στον συνομιλητή μας; Ειδικότερα στον εργασιακό χώρο, η επικοινωνία γίνεται περίπλοκη.
Οι βασικές αρχές
Οι βασικές αρχές είναι η ευγένεια, οι επαρκείς απαντήσεις και η σκέψη για το ποιό άτομο έχουμε απέναντί μας. Μην ξεχνάμε ότι στην άλλη άκρη του μηνύματος/email ο συνομιλητής μας δεν μπορεί να μας δει ή να μας ακούσει. Το πρώτο βασικό σημείο που είναι καλό να προσέξουμε ώστε να αποφύγουμε, είναι να αγνοήσουμε το email/μήνυμα και να μην απαντήσουμε. Πόσες φορές σου έχει τύχει να μιλάς με κάποιον και ξαφνικά να εξαφανίζεται χωρίς να σου απαντήσει ξανά; Υπάρχει και όνομα για την διαδικασία της αγνόησης των μηνυμάτων, ονομάζεται «ghosting».
Προσπάθησε να το αποφύγεις, μπορείς να γράψεις έστω μια πρόταση σχετικά με το πως νιώθεις για να σταματήσεις να επικοινωνείς με τον συνομιλητή σου.
Παραδείγματα
Παρακάτω θα βρεις μερικά παραδείγματα απλών, καθημερινών συζητήσεων που συμβαίνουν στην γραπτή επικοινωνία στο πλαίσιο της εργασίας, και τους διαφορετικούς τρόπους που θα μπορούσαν να ειπωθούν:
"Πρέπει να μιλήσουμε για αυτό!"
Πώς θα μπορούσε να ειπωθεί:
Θέλεις να το συζητήσουμε; Το διάβασα και θα ήθελα να διευκρινίσουμε κάποια σημεία.
"Αν δεν τελειώσεις σήμερα θα χάσουμε τον πελάτη!"
Πώς θα μπορούσε να ειπωθεί:
Μπορούμε να επιταχύνουμε λίγο τις διαδικασίες ώστε να το τελειώσουμε σήμερα για να διασφαλίσουμε ότι ο πελάτης μας θα είναι ευχαριστημένος;
"Μονολεκτικές απαντήσεις (όπως π.χ. ΟΚ, Ναι)"
Πώς θα μπορούσε να ειπωθεί:
Με ολόκληρες προτάσεις. Όπως: Ναι φυσικά, είμαστε σε επικοινωνία.
"Αρχικά του ονόματος στο τέλος του email"
Πώς θα μπορούσε να ειπωθεί:
Το όνομα σου ολόκληρο. Πρόκειται για μια συνήθεια που έχει εδραιωθεί τα τελευταία χρόνια σε όλο τον κόσμο αλλά παραμένει αγενές να γράφεις απλά τα αρχικά του ονόματός σου όταν υπογράφεις ένα email. Υπάρχουν εύκολοι τρόποι να εφαρμόσεις μια ηλεκτρονική κάτω από τα επαγγελματικά σου emails ώστε να γράφουν ολόκληρο το όνομα σου.
Ό,τι δίνεις παίρνεις;
Ας αποδεχτούμε ότι ο καθένας έχει τον δικό του τρόπο για να γράφει και να μιλάει και δεν έχουν όλοι στην σκέψη τους τα παραπάνω. Όμως, αν εμείς ξεκινήσουμε να μιλήσουμε έτσι σε κάποιον, υπάρχει μεγαλύτερη πιθανότητα να μας απαντήσει με τον ίδιο τρόπο ώστε να έχουμε αποδοτική επικοινωνία. Ταυτόχρονα, πολλοί άνθρωποι μπορεί να μην είναι τόσο εξοικειωμένοι με την γραπτή επικοινωνία όσο άλλοι, συνεπώς είναι απαραίτητο να το έχουμε αυτό στο μυαλό μας όταν επιλέγουμε να επικοινωνήσουμε μέσω του γραπτού λόγου.
Tips:
- Αν διαβάζοντας ένα email/μήνυμα κρίνεις ότι δεν καταλαβαίνεις ακριβώς τι εννοεί ο συνομιλητής σου, δοκίμασε να τον ρωτήσεις ξανά και να ξεκαθαρίσεις τον τόνο που χρησιμοποιεί.
- Πριν ξεκινήσεις να γράφεις ένα email/μήνυμα σκέψου την σχέση που έχεις με τον συνομιλητή σου ώστε να καταλήξεις στον σωστό τόνο και τις κατάλληλες λέξεις.
- Δοκίμασε να ξεκινήσεις με κάποια εισαγωγική πρόταση όπως: ελπίζω να είσαι καλά, κλπ ώστε να «ζεστάνεις» τη συζήτηση όπως θα έκανες και στην ζωντανή επικοινωνία σας
- Πριν στείλεις το email, ξαναδιάβασε τι έχεις γράψει ειδικά στην περίπτωση που πιστεύεις ότι μπορεί να παρανοήσει κάποιος αυτά που γράφεις.
- Απέφυγε τα ΚΕΦΑΛΑΙΑ ΓΡΑΜΜΑΤΑ και τα πολλά θαυμαστικά ή ερωτηματικά ;;;!!! δείχνουν περίσσιο ενθουσιασμό ή ότι φωνάζεις.
- Αν νιώθεις ότι δεν μπορεί να μεταφερθεί το μήνυμα σου με τον γραπτό λόγο, δοκίμασε να καλέσεις το άτομο ή να συναντηθείτε από κοντά.
(*) Γράφει από την ομάδα του Digital Detox Experience, η Βανέσα Ματσούκα.